2-Controlware heeft als specialist in autorisatiesoftware een uniek product ontwikkeld: de Authorization Box. Deze tool, gekoppeld aan Microsoft Dynamics, stelt organisaties in staat om gebruikersautorisaties eenvoudig in te stellen, controleren en monitoren. Met de Authorization Box behouden bedrijven volledige controle en inzicht over de autorisatiestructuren binnen hun organisatie. Ondanks de waardevolle functionaliteiten, ervaren gebruikers dat de interface en navigatie niet intuïtief zijn. Dit maakt de tool complex, vooral voor nieuwe gebruikers. Smartner en 2-Controlware zijn daarom een samenwerking gestart om gebruikerservaring te verbeteren.
Consistentie, overzicht en vereenvoudiging is ons doel
Onze aanpak voor de Authorization Box kent twee fasen, met als uitgangspunten: consistentie, overzicht en eenvoud. In de eerste fase ligt de focus op het ontwikkelen van een design system als sterke basis voor een consistent en schaalbare interface. Dit zorgt ervoor dat de interface niet alleen uniform is, maar ook eenvoudig aangepast en uitgebreid kan worden in de toekomst. In de tweede fase onderzoeken en optimaliseren we de gebruikersflows, waarbij we de belangrijkste knelpunten identificeren en slimme oplossingen ontwikkelen.
Fase 1: Een schaalbaar design system
2-Controlware maakte gebruik van een verouderd front-end framework waarin wildgroei en een gebrek aan overzicht leidde tot inconsistenties. Middels een uitgebreide analyse van de bestaande UI-componenten, hebben we dubbele en verouderde elementen samengevoegd en voorzien van heldere visuele documentatie en richtlijnen. In samenspraak met het interne ontwikkelteam, hebben we een centrale bibliotheek van UI-elementen opgezet in Figma en geïntegreerd in Storybook. Hiermee beschikt 2-Controlware over een overzichtelijk design system met goede integratie op de ontwikkelomgeving.
Fase 2: Optimaliseren van de gebruikerservaring
Met het design system als fundament, hebben we ons verdiept in enkele belangrijke gebruikerstaken met als doel om de pijnpunten daarvan in kaart te brengen. Een voorbeeld van zo’n taak is het leggen van een koppeling tussen gebruikers en specifieke rollen/rechten. Naast uitvoerige interviews met medewerkers van 2-Controlware, onderzoeken we middels kwalitatief onderzoek de belemmeringen waar de doelgroep bij het dagelijks gebruik van de Authorization Box tegenaan loopt. Dit levert waardevolle inzichten op die de grootste obstakels van de Authorization Box blootleggen:
Overweldigende complexiteit
De eerste indruk is verwarrend, wat leidt tot frustratie en een trage start voor nieuwe gebruikers.
Gebrek aan duidelijke begeleiding
Gebruikers weten niet waar te beginnen, waardoor onzekerheid ontstaat bij het gebruik van de Authorization Box.
Te veel klikken en schermwisselingen
Onnodige stappen belemmeren de workflow en geven gebruikers het gevoel de controle te verliezen.
Verwarrende actieknoppen
Onduidelijke knoppen maken de navigatie omslachtig en zorgen voor een frustrerende gebruikerservaring.
Ik zag moeilijk de relaties tussen de onderdelen. Ik snapte de functie nog niet helemaal. 'Dat de Authorization Box een laag is boven op Dynamics, dat duurde lang voordat dit landde.
Met deze waardevolle inzichten zijn we direct aan de slag gegaan om de gebruikersvriendelijkheid te verbeteren. Ons doel was om de Authorization Box logischer en intuïtiever te maken, zodat alle gebruikers – van beginners tot ervaren gebruikers – sneller en efficiënter door het systeem kunnen navigeren. De belangrijkste verbeteringen in de user flows zijn:
Toevoegen overzichtspagina's
We voegen overzichtspagina’s toe die de kerninformatie en meestgebruikte functies helder presenteren. Gebruikers kunnen hierdoor sneller de relevante informatie vinden en de juiste acties ondernemen, zonder te verdwalen in complexiteit.
Stapsgewijze onboarding
Het nieuwe, interactieve dashboard begeleidt nieuwe gebruikers stap voor stap door het opzetten van de Authorization Box. Dit dashboard geeft per stap context en uitleg, zodat gebruikers meteen goed van start gaan en snel vertrouwd raken met het systeem.
Toegankelijke ondersteunende informatie
Om gebruikers snel toegang te bieden tot aanvullende informatie, hebben we links toegevoegd naar documentatie en ondersteuningsbronnen. Specifieke termen en concepten uit Microsoft Dynamics zijn direct gelinkt aan relevante artikelen in de Authorization Box Wiki. Hierdoor vinden gebruikers makkelijk verduidelijking, wat hun gebruiksgemak en zelfredzaamheid vergroot.
Directe acties op één scherm
Door modals en uitklapschermen in de interface te integreren, kunnen gebruikers belangrijke handelingen nu direct binnen hetzelfde scherm uitvoeren. Dit elimineert de noodzaak om door meerdere pagina’s te navigeren, wat de workflow versnelt en de efficiëntie verhoogt.
Duidelijkere actieknoppen
Alle actieknoppen zijn opnieuw ingedeeld en visueel verbeterd. Primaire acties zijn opvallend gemarkeerd, terwijl minder frequente handelingen zijn samengevoegd in één dropdown. Deze opzet maakt de interface overzichtelijker en helpt gebruikers direct de juiste actie te vinden, wat de algehele navigatie en efficiëntie ten goede komt.
Toevoeging van wijzigingslogs
Voorheen ontbrak inzicht in doorgevoerde aanpassingen, wat het lastig maakte om wijzigingen bij te houden. Met de nieuwe wijzigingslogboeken kunnen gebruikers nu eenvoudig nagaan welke aanpassingen er zijn gemaakt, wat de transparantie en controle binnen het systeem vergroot.
Heldere status voor autorisatieverzoeken
Met nieuwe statussen zoals "concept", "goedgekeurd", "afgekeurd" en "openstaand" is de voortgang van autorisatieverzoeken in één oogopslag duidelijk. Verzoeken kunnen tussentijds worden opgeslagen als concept, zodat gebruikers rollen en autorisaties stap voor stap kunnen opstellen en pas indienen wanneer alles volledig is afgerond.
Smartner combineert open en eerlijke communicatie met een scherp inzicht in onze Authorization Box. Het resultaat? Een modern en doordacht ontwerp dat niet alleen indruk maakt, maar ook een grote sprong vooruit voor ons en onze eindgebruikers.
Samenwerking met impact
De vernieuwde interface leidt tot een verbeterde gebruikerservaring. Gebruikers navigeren sneller en efficiënter door de tool, vooral tijdens de eerste kennismaking. Dit resulteert in minder benodigde trainingstijd en support. Door een solide basis te leggen met een consistent design system en door optimalisaties in de Authorization Box, is het platform klaar voor verdere groei. Onze doorlopende aanpak leidt stap voor stap tot een krachtiger en intuïtiever systeem waarin gebruikers moeiteloos autorisaties kunnen aanmaken en beheren.
Ben jij ook klaar om de volgende stap te zetten?
Maak je digitale product aantrekkelijker en efficiënter met onze bewezen UX-aanpak. Vraag vandaag nog een gratis UX-consult aan en ontdek de mogelijkheden.
